スケジュールの立て方 3つのポイント

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プロジェクトのスケジューリング、引っ越しの段取り、勉強や旅行の計画・・どんな予定を立てるにせよ、成功しやすくするスケジュールの立て方には共通の法則があります。基本的ですがとても重要ですのでぜひ覚えておきましょう。

①ゴールと期限を明確にする

最終的に達成するゴールを決めて明文化し、それをいつまでに達成するのかも決めて文書に書きます。たったこれだけ?と思うかもしれませんが、これが最も重要にして難しいところです。思っているだけではダメで、必ずどこかに書いてください。そして、設定したゴールが明確か、達成したときのイメージが湧くかを考えてみてください。

ゴールの設定例(悪い例):
・プロジェクトの場合、「生産プロセスの効率化」(効率化するならどの程度量を増やして時間を短縮するかの数値を入れられるはず)
・勉強の場合、「物理をなんとしても頑張る」(頑張るのはゴールではなく過程の話。何点取るのか、何冊やるのか、何回やるのかを書けるはず)

明確なゴールには大抵、数値であったり具体的な名称が入ります。

ゴールの設定例:
・プロジェクトの場合、「物流コストを5%削減する」
・勉強の場合、「センター試験で物理90点以上を取る」

そして期限も忘れずに。明らかに無理な期限でもダメだし、容易に達成できる期限でもダメです。ビジネスではクライアントの要求があると思うので、余裕期間もきちんと確保する必要があります。もし自由に決められるなら、ギリギリ達成できるかできないかわからない、というところを目指して設定してみてください。

②マイルストーンを決める

ゴールが遠ければ遠いほど、途中で進捗を確認しながら進めていかないと不安ですよね。また目標が大きければ大きいほど、途中でゴールを見失って挫折してしまうという事態に陥りやすいです。それを防ぐためにゴールまでの道のりを分割し、わかりやすい道しるべを作ります。この道しるべのことを「マイルストーン」と呼びます。マイルストーンに到達することで、ゴールに一歩ずつ近づいていく感覚と達成感を得られ、モチベーションの向上につながるといううまい仕組みなのです。

マイルストーンの設定例:
a. 現状調査の完了(調査報告書)
b. 専門家調査委員会の開催(分析結果報告書)
c. 物流システムのプロトタイプ完成(プロトタイプ)
d. 物流システムの納品(物流システム)
e. システム試験運用(稼働率90%、利用率30%)
f. システム本稼働(稼働率99%、利用率90%)

いかがでしょうか。カッコ内は目に見える成果を表しています。マイルストーンというのは大きなゴールを分割した、小さなゴールです。ゴールである以上、何を達成するのかを明確にしなければなりません。逆に言えば、ゴールが明確であればあるほど達成しやすくなるということです。自分で勉強をするという場合にもぜひ応用してみたいですね。

③適切なリソースを配分する

ゴールが決まってマイルストーンも設定できれば、達成するために必要な人材や機器(道具)、資源を準備するだけです。10人日のタスクを5日でやるのであれば人は2人必要です。1時間あたりの生産量を倍にするなら、機材を増やすか稼働を上げるかしないといけません。

何としてでもゴールを達成するという強い決意を持って、ゴールを達成するのに必要なものは何かを明らかにしておきましょう。人は何人必要か、調査や学習用の資料には何が必要か、事前にどんな材料を仕入れておく必要があるか、といったことを検討していく訳です。ただし、持っているお金と時間は限られています。したがって、予算の範囲内で、期限の範囲内で、確保できるリソースをどのように配分していくと最も効果的かを考える必要があります。

スケジュールを立てるのは簡単ですが、達成するのは難しいことです。でもちょっと工夫すれば、達成しやすくなるスケジュールを立てることができます。3つのポイントを活用してどんどん目標を達成していきましょう。

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