タスクの生産性を最大化する

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チームワークと言いつつおしゃべりや差し込みが多くてパフォーマンスが悪い、あるいは打合せで大勢の人の時間を費やしているのに、結果的に何も決まらない、ということを防ぐために知っておかなければならないことがあります。

◆チームワークとは個人作業の集大成

チームワークするということを勘違いしている人が多いのですが、複数の人が集まって同じ空間と時間を共有して共同作業をするというのは、進捗報告などの情報共有やブレーンストーミングなどのアイデア出しを除けば、基本的に生産性が低い行動です。1人の工数を1とすると、1+1=2とはならず、だいたい2を大きく下回るケースが多いです。

正しいチームワークとは、以下の3つのポイントを押さえた上で、一人一人のタスクに素早くブレークダウンし、一人作業に割く時間を最大化することなのです。

まずは以下のポイントをしっかりと押さえる必要があります。
1. 目標と最終成果物を共有する
2. メンバー全員が守るべき規約を決める
3. 各自の役割を明確に分担する

一人で行う作業が最も生産性が高いとはいえ、各自の認識が多少違うだけで最終的な成果が大きく変わってきます。それを防ぐには目標と最終成果物を共有することが重要です。

また、各自がバラバラに作成した成果物を持ち寄っても、フォーマット等がバラバラで成果物を統合するのに時間がかかってしまっては意味がありません。そのために、規約をしっかりと定義し、各自が守ることが重要になります。

最後に、各自の作業領域と期限をしっかり決め、品質レベルについても合意を取って、厳密な役割分担をしておくことで、余計な干渉が減ります。

◆打合せ時間は短く、準備時間は長く

日本中の企業で行われている打合せの大半は非効率であると言っても過言ではないと思います。よく見受けられるのが、参加している人数は無駄に多く、ダラダラ打合せをして、結果的に何を議論していたのか、何が決まったのかわからないケースです。時間と工数の無駄遣いです。

原因は、打合せのやり方をわかっていない、そして圧倒的な準備不足であるということです。打合せで出せる成果は一人作業に比べて限定的であるため、最小の時間で最大の成果を出せるよう以下の工夫をする必要があります。
1. 打合せで決めるべきことを明確にする
2. 話が逸れないようにファシリテートする
3. 次のアクションを決定する

打合せで決めるべきことを明確にするという準備作業を疎かにするがゆえに、打合せの生産性が極めて悪いケースが多いのが現状です。行き当たりばったりで打合せをすることがないよう気を付けたいものです。

プロジェクトワークを単純化すれば、A. 打合せで各自やるべきことを決める→B. 各自が作業する、この離合集散を繰り返すだけです。Aは最小化し、Bは最大化するのがエッセンスです。

◆タスクはコマ単位でこなす

いざ一人作業になったとき、いかに効率よく成果をあげるか、という話です。一つのタスクを長時間やり続けることは生産性の悪化を招きやすいです。マンネリ化が起きて集中力やパフォーマンスが低下するし、マイルストーンが見えないのでモチベーションが低下しやすい傾向があります。

ここでご提案したいのは、90分1コマに区切ってタスクをこなしていく方式です。1タスクにつきおよそ90分割り当てます。これくらいの時間だと集中力が持続し、ある程度まとまった成果を出しやすい時間単位です。

ここで意識するポイントは、アウトプットを明確化すること、作業の流れをシミュレーションしておくことです。そして、上記を考える時間を準備時間としてしっかり確保することが1日のタスクを成功に導くために大事です。

実例を挙げてみましょう。1日のタスクを6コマ(うち1コマは準備時間)やる想定でタスクを組んでみます。

1. 準備
———
2. 提案書1stドラフト作成(1.5時間)→提案書60%完成
3. 要件定義打合せ(1.5時間)→要件定義資料
4. お客様問合せ調査(1.5時間)→調査結果
5. 新卒採用面接(1時間)→採用判定結果
6. 開発レビュー(1.5時間)→開発者のアクション決定

「1. 準備」においては、メールチェック、および今日1日で実施するタスクの定義・アウトプットの明確化を行います。その際、パフォーマンスを最大限に高めるタスクの流れ(朝はクリエイティブワーク、夕方はルーティンワーク)、モチベーションが持続するタスクの並び順(つまらない作業は先にするなど)、各タスクでのスムーズな作業の流れを考えます。

この準備作業は、言い換えれば1日の設計作業です。通常この準備作業はとても軽視されがちですが、この設計作業をしっかりとやっておくことで1日の成果が何倍にも変わり得るということを知っておくべきでしょう。

タスクの名前も、そのタスクの目標を明確化してモチベーションを上げるための重要な要素です。名前を軽視せず、しっかりと考え抜いたタスクを構成することによって、日々の業務の成果を最大化していきましょう。

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