議事録の書き方 3つのポイント

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会議が終わってしばらく経つと、会議で決定したことを忘れて、言った言わないという言い争いが生まれます。それを防ぐために議事録はとても有用です。でも、議事録の正しい書き方をきちんと理解していますか?
1. ウソを書かない

議事録において最も重要なことは、会議の内容を「正確に記録する」こと、言い換えればウソを書かないことです。でも「正確に記録する」って意外に難しいのです。

とある商品企画会議で、Aさんは「商品化する方向で前向きに検討することになった」と思っていて、一方Bさんは「商品化にはまだ早いからしばらく保留とする」と思っている。上記のどちらにも取れる状態で会議が終了してしまった、なんてことはよくある話でしょう。

会議の内容を最も正確に記録するなら録音すればよいのです。そして官公庁などでは、発言の一言一句間違えずに文書に記録する方法が取られることもあります。しかしこの議事録には問題点が2つあります。
1. 合意形成やアクションが遅い
2. キャッチアップするのに極めて効率が悪い

単に発言した内容を記録するだけなので、具体的に何が決まったのかがわかりにくく、合意形成や次のアクションへとつなげにくいのです。また、後から読み返す時に、会議にかかった時間に匹敵する時間を費やさねばならないというデメリットがあります。

これを防ぐために内容を整理して記録するという作業が必要になるのですが、人間の手作業であるがゆえに、意図せずしてウソが書き込まれることが起こりうるのです。よって書き手は、会議中は集中し、適切な言葉を選んで書かなければなりません。書きながら読み直して間違いがないか確認する、もし不明点があればその場で確認を取る勇気も必要です。

正確に書くというのは、一文一文、一言一句に魂を込めて丁寧に書く、ということなのです。

2. 情報を構造化する

議事録は何のために書くのでしょうか?目的は大きく2つあります。
・関係者の合意形成
・第三者が会議内容をキャッチアップする

業務で忙しい中議事録を読んで内容を確認しなければならないことを考えると、議事録における情報は整理整頓されている=読みやすく構造化された状態になっていないといけません。

私がお勧めするのは、以下の3つに分類して記載する方法です。
①決定事項
②検討事項
③依頼事項

まず「①決定事項」では、会議において何が決まったのかを記載します。この会議での具体的な成果です。決定した内容には必ず理由がありますので、それも併せて書きましょう。決定した経緯がわかれば、後になって議論を蒸し返すという無駄な時間を費やす必要がなくなります。

「②検討事項」は、今回の会議では決まらなかったけれども、必ず解決していかなければならない課題を記載します。課題を解決するためには誰がどのようなアクションを取る必要があるかを記載しておけば、次回の打合せにおいてスムーズに話し合いを始めることができます。

「③依頼事項」は、ToDoリストです。誰がどういうアクションをとらなければならないかを記載します。「誰が」と「アクション」は必ず記載してください。「誰が」が決まっていない場合は、打合せの中で必ず確認するようにしましょう。

3. 読み手の理解を補助する

パーフェクトな議事録とは、読むだけで議論の内容のほとんど全てを理解できる議事録です。関連する資料を全部開かないと議論の内容がわからないようでは、議事録の書き方が甘いと言わざるを得ません。そうならないようにするには、記録した内容について他者の視点で補足する必要があります。

読み手として想定している人が知らないであろう用語(議論の中だけで使われている略称など)については欄外などに説明文を記したほうがよいです。理解を助けるだけでなく、その用語を改めて定義することで発見できることもあります。

関連する資料がある場合は、関連資料の文書名を記載するだけでなく、その資料の内容や、議論と関連するポイントについて簡単に補足してあげるとよいでしょう。そうすると関連資料をわざわざ開かなくても議論の内容をキャッチアップできるはずです。

読み手の労力を極力減らすちょっとした工夫の積み重ねが、良い議事録へとつながっていくのです。

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